Come diventare una persona organizzata

Per chi ha più interessi o svolge una professione autonoma, organizzare la propria giornata diventa una sfida quasi impossibile senza un minimo di criterio.

Essere una persona organizzata significa avere dei vantaggi pratici nella vita. Anzitutto derivanti dall’automazione di alcuni comportamenti, che chiamiamo “abitudini”, e in aggiunta dall’ottimizzazione degli impegni più importanti.

Il tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo, perché ogni giorno che passa è un giorno in meno da godersi e quindi – essendo la vita tutto sommato bella da vivere – uno spreco da evitare in assoluto.

La vita quotidiana in genere è divisa in 3 settori di tempo:

  • il tempo del lavoro
  • il tempo libero
  • dormire e ricaricare le energie

Nella nostra società abbiamo poco controllo sul tempo del lavoro, nel senso che in un modo o nell’altro bisogna considerarlo. E dal punto di vista biologico ci serve tempo per riposare. Non ha senso dormire poco. Conviene lavorare meglio per fare che cosa esattamente? Spendere meglio il tempo libero, cioè quello che possiamo dedicare a noi stessi o alla nostra famiglia.

Per aumentare questa fetta di tempo occorre essere organizzati. Non possiamo lasciare al caso la decisione di aumentare o diminuire il tempo dedicato a una delle 3 fasi principali.

Se può consolare, per essere una persona organizzata bastano pochi accorgimenti. Il punto è farli diventare un’abitudine simile a quella di lavarsi i denti.

Se noti, tu non pianifichi di lavarti i denti al mattino o prima di andare a dormire. Semplicemente lo fai. E lo fai ogni giorno, inderogabilmente, ben sapendo che è un’operazione di igiene molto utile. Eppure non hai segnato da nessuna parte di farlo, non c’è alcuna casella da spuntare, né un promemoria che ti avvisi qualche minuto prima. Lo fai e basta.

Questo meccanismo va innescato per tutte quelle microattività che compongono una giornata, ma che pur essendo piccole, sono in grado di influenzarla in modo positivo.

Pianificare la propria giornata

Come detto sopra, la propria giornata è divisa in tre tranche principali. Una giornata quindi non può essere organizzata a prescindere da queste. Qualunque sia il tuo lavoro o la tua disponibilità a riempire il tempo libero.

L’ideale è svegliarsi sapendo cosa si deve fare il giorno dopo. Dal punto di vista professionale, la tecnica che viene consigliata di più è quella di dedicare gli ultimi minuti della giornata lavorativa a pianificare quella successiva.

Anche il tempo libero può essere organizzato in questo modo: per tempo. Questa tendenza cresce con il passare degli anni. Da giovani è tutto più casuale ed estemporaneo. Da adulti si tende a pianificare le uscite e gli appuntamenti. Questo dà modo di organizzare al meglio la fase di riposo e di ricarica.

Puoi sfruttare le app native degli smartphone come i calendari, per segnare gli impegni del futuro. Maggiore ò l’anticipazione degli stessi, migliore è il management del tempo. Cerca di creare abitudini, così da rendere automatizzata la gestione degli appuntamenti.

Ad esempio: scegli sempre una data per l’appuntamento con il barbiere o l’estetista. Dedica un giorno speciale alla cura di te stesso/a, oppure segnati gli appuntamenti di famiglia. Ad esempio, i figli fanno attività settimanali che si svolgono a intervalli fissi e regolari. Puoi far ruotare il tempo libero intorno ad essi, programmando altre attività in relazione agli spostamenti.

Non trovarti mai nella situazione di dover fare una cosa due volte, o dover andare in un posto due volte, per fare due cose che potevi accorpare.

Anche nel lavoro devi avere il massimo dello scrupolo. Soprattutto se lavori da solo, in autonomia, oppure a casa. Dedicati una finestra per leggere le email e rispondere, una per prendere le telefonate, e una per portare a termine i task. In mezzo a queste identifica delle fasce di orario di mini relax, come una pausa caffè, e cerca di essere abitudinario in questo. La tua abitudine si imporrà anche gli altri, limitando le perdite di tempo.

Segmenta gli impegni

Il miglior modo per ottenere dei risultati rispetto agli obiettivi da raggiungere, è quello di segmentare gli impegni in fasi.

Pensa alla conquista della Luna da parte della NASA negli anni 60 del secolo scorso. Essa è avvenuta per gradi, con diversi passaggi. Ad andare sulla Luna non è stato l’Apollo 1, ma l’Apollo 11. Segno che ci sono state almeno 10 missioni di preparazione.

Non esistono task che si esauriscono in una sola operazione, di solito si procede per gradi. Identifica bene questi gradi, così da assegnare loro il giusto tempo e portare a termine le operazioni in un tempo congruo, rispettando gli impegni con te stesso e con il lavoro.

La tendenza a procrastinare dipende dal fatto che attribuiamo maggiore importanza al sollievo provato dal sapere di non dovere affrontare un impegno, piuttosto che dal piacere di averlo portato a termine. Occorre sempre rimandare il piacere fino a che non si è raggiunto l’obiettivo finale, ma puoi ricompensare te stesso o te stessa, portando a termini gli stadi in cui hai diviso l’impegno.

Come si dice: chi ben comincia è a metà dell’opera (presta attenzione al significato dei proverbi e dei modi di dire derivanti dalla saggezza popolare).

Assegna delle priorità

Dire No è molto complicato, ma è necessario dirlo prima di tutto a sè stessi, assegnando delle priorità.

La priorità principale è il massimo obiettivo assegnato alle tre sezioni in cui è divisa la tua giornata.

Priorità nel lavoro: l’impegno più importante deve essere svolto prima e compiuto con assoluta precedenza. Ogni volta che ti viene richiesto di fare altro o sei tentato di spostare l’attenzione verso un altro task, chiediti se questa deviazione ti aiuta a perseguire l’obiettivo principale.

Ricordati che ogni cosa che fai, affinché non sia considerata una mera perdita di tempo, deve far parte di un piano più grande, al quale stai lavorando.

Immagina se uno scrittore, che già ha poco tempo, durante la fase di stesura di un romanzo, si mettesse a scrivere a caso, senza un’idea o un proposito. In realtà egli impiega il suo tempo per scrivere qualcosa che riguarda il romanzo: la scheda di un personaggio, un capitolo, un pezzo di dialogo.

La tua vita ha delle priorità e ce le ha in relazione alle responsabilità che ti prendi o che ti vengono assegnate.

Ogni volta che stai per compiere qualcosa al di fuori delle priorità assegnate, comprese quelle relative al divertimento e al tempo libero, chiediti se ne vale la pena.

Se nel tempo libero puoi essere più flessibile, soprattutto se si è under 25, con il lavoro e il riposo adeguato non si scherza. Le persone che procrastinano sempre, che non riescono a compiere tutti gli obiettivi, prima o poi si domandano da che parte ritagliarsi più tempo.

Ma è una pia illusione: il concetto di più tempo, al di là delle 24 ore, non esiste. Certo, per raggiungere uno specifico risultato in minor tempo puoi decidere di svegliarti all’alba per una settimana, oppure di andare a letto tardi e lavorare dopo cena.

Ma chiediti come mai ti sei posto o sei costretta nella situazione di dover trovare più tempo. Probabilmente da qualche parte stai facendo dei sacrifici inutili che non ti portano nulla di positivo.

In una settimana mediamente lavori 40 ore, anche meno se sei più fortunato/a.

Se lavori in modo autonomo come libero professionista o imprenditore / imprenditrice individuale ti può capitare di fare più ore, ma evidentemente non va bene.

Una settimana complessiva è fatta di 168 ore.

40 le lavori, 56 le dormi. Ti rimangono a questo punto 72 ore da sfruttare. Facciamo che siano 70. Di queste, 14-18 sono nelle pause pasti. Ma un pasto può essere occasione di tempo libero e quindi rientrare nel segmento di tempo che hai a disposizione per fare tanto.

Gli esperti della crescita personale, per proprio interesse, ti consigliano di investire questo tempo in formazione. Non è un consiglio sbagliato, ma ognuno è libero di fare quello che vuole proprio perché il tempo è contingentato.

Se fai il calcolo delle ore a disposizione per il tempo libero, scoprirai comunque che puoi ricavarne almeno 200 nell’ambito di un mese. 200 ore di buona qualità. Chiaro, se hai la famiglia, la metà se ne va nella cura della stessa, cioè nelle attività dei figli, nel tempo trascorso insieme… ma questo non è affatto un sacrificio e non ti pentirai mai del tempo destinato alle persone care.

Invece puoi fare molto con il rimanente. Importante è capire che l’organizzazione della propria giornata, non passa dal fatto di stendere delle liste e compilarle.

Aiuta? Certo, e probabilmente aiuta più scrivere a mano cosa devi fare, piuttosto che affidarsi a dei software o delle app, molto utili in alcuni casi, soprattutto per suddividere gli obiettivi in sotto-segmenti, ma non decisive.

Quello che conta davvero è organizzare la giornata intorno ai 3 principi del tempo segmentato:

  • Lavoro (studio)
  • Tempo libero
  • Riposo

In ciclo continuo questi fasi ti accompagnano per tutta la vita. All’interno dei segmenti automatizza tutto ciò che puoi automatizzare, secondo un principio di risparmio del tempo. Quando diventi genitore riesci a farlo più facilmente, perché gli impegni riempiono la giornata, ma devi assolutamente rispettare la divisione per 3. Senza questa separazione costante, che guida tutta la tua vita, lascerai che la disorganizzazione prenda piede, invadendo gli spazi, con attività che più che altro ti fanno perdere tempo.

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